e-Fatura başvurusu; kullanılacak yöntemin (GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon) seçilmesi, mali mühür veya e-imza temin edilmesi, başvurunun yapılması, programın ayarlanması ve test faturasının gönderilmesi adımlarından oluşur.
e-Fatura için hangi yöntemi seçmeliyim?
Üç yöntem vardır: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon. Muhasebe programı kullanan işletmelerin çoğu için en pratik yöntem özel entegratördür; fatura programdan kesilir, gönderim ve saklama entegratör üzerinden yapılır.
| Yöntem | Kimler için | Not |
|---|---|---|
| GİB Portal | Çok az fatura kesen küçük işletmeler | Faturalar tarayıcıdan elle girilir, programla entegre değildir |
| Özel entegratör | Logo gibi bir programla çalışan işletmeler | Fatura programdan tek adımda gönderilir |
| Doğrudan entegrasyon | Çok yüksek belge hacmi olan büyük firmalar | Kendi altyapınızı GİB'e bağlarsınız; teknik yükü yüksektir |
Başvuru için neler gerekir?
- Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler (şahıs işletmeleri) için mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika (e-imza).
- Vergi kimlik bilgileri ve yetkili kişi bilgileri.
- Özel entegratör kullanılacaksa entegratörle yapılan sözleşme.
Mali mühür ile e-imza arasındaki farkı bu rehberde anlattık.
e-Fatura geçişi adım adım nasıl yapılır?
- Zorunluluk tarihinizi netleştirin ve geçiş için bir tarih belirleyin.
- Yöntemi seçin; özel entegratörle çalışacaksanız sözleşmeyi yapın.
- Mali mühür veya e-imzanızı temin edin ve çalıştığını test edin.
- Başvurunuzu tamamlayın; onaylandığında firmanız GİB'in e-Fatura kullanıcıları listesine eklenir ve size bir posta kutusu etiketi tanımlanır.
- Muhasebe programınızda e-Fatura ayarlarını, seri numaralarını ve fatura şablonunu yapın.
- Cari kartlarınızı güncel e-Fatura kullanıcı listesiyle eşleştirin.
- İlk faturayı gönderin, alıcıya ulaştığını doğrulayın ve ekibinizi kısa bir eğitimle bilgilendirin.
Başvuru onaylanmadan fatura kesebilir miyim?
Başvuru onaylanıp sisteme kayıt tamamlanana kadar mevcut düzeninizle fatura kesmeye devam edersiniz. e-Fatura kullanıcısı olduğunuz andan itibaren, e-Fatura kullanıcısı olan alıcılara kâğıt fatura düzenleyemezsiniz.
Logo programında e-Fatura için ayrıca ne yapılmalı?
Logo programlarında e-Fatura; firma parametreleri, belge numaralandırma, fatura tasarımı ve gönderim bağlantısının ayarlanmasıyla devreye alınır. Bu ayarlar yapılmadan kesilen faturalar gönderim kuyruğunda bekleyebilir. Bu kurulumu uzaktan bağlanarak biz yapıyoruz.